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沟通技巧系列 - 给予和接受反馈的正确姿势

作者: IT小兵 | 2017年12月11日| 热度:℃ | 评论: |参与:

给予反馈

“绩效评估” - 往往是不论普通员工还是管理者都不愿意做的事情。

世界各地的员工和管理人员都对这种仪式感到恐惧,其中存在的主要问题是:我们已经将反馈的给予和接受程序化了。我们暗中观察员工的日常表现,并且记录下来。然后,经理把一个倒霉的员工带到办公室,给他或她一个年度的“建设性的批评”。

毫无疑问,这个过程令人不安和和充满恐惧的挑衅。而我们往往都是在这样的情绪环境下,提出改进的建议,并谈论未来的目标。这是一个耻辱,因为给予和接受反馈是你可以与你的团队成员进行的最重要的沟通。

通过正确的方式和正确的意图反馈沟通,是表现伟大的途径。员工必须知道他们什么做得很好,什么需要改进。但是,要让他们真正听到你的想法和建议,以便改善,必须通过频繁而且细心安排的反馈沟通才能实现。

给予反馈是一项技能。就像所有的技能一样,需要练习才能做到。因此,在下文中将提供一些关于如何建设性和有效地提供反馈的提示。

有效给予反馈

第一条规则:努力使其成为一个积极的过程和体验

在提供反馈之前,请确保您提醒自己为什么要这样做。给予反馈的目的是为了改善情况或表现。苛责,批评或攻击对方是不能达到效果的。

这并不是说你一定是积极的。如果有人对你所说的话没有足够的重视,那么消极性甚至愤怒就会起作用。但是,这应该谨慎使用。当你的方法是积极的,并且专注于改进时,你通常会从更多的人那里获得更多。

及时

你处理这个问题越及时越好。反馈并不是让对方感到惊讶,所以你越早做这件事,人就越会期待。

贴士:

如果涉及的情况是高度情绪化的,则是例外。在这里,等到大家平静下来,然后再进行反馈。你不能冒险让自己陷入困境,冒险说一些你会后悔的事情。

定期

反馈是一个需要不断关注的过程。什么时候需要说,说出来。人们知道他们总是站在哪里,而且几乎没有什么惊喜。而且,问题不会失控。这不是每年一次或每三个月一次。虽然这可能是正式反馈的时机,但是非正式的,简单的反馈应该比这更频繁地给予 - 可能每个星期甚至每一天,视情况而定。

随着这种频繁的非正式反馈,正式的反馈会议往往就不会出现无话可说了。

认真准备

你不想读一个脚本,但你需要清楚你要说的。这有助于您保持正轨并坚持这些问题。

具体明确

告诉人们他们需要改进的地方。这样可以确保你坚持事实,减少歧义的空间。如果你告诉某人他们行事不当,那究竟是什么意思?他们是否太大声,太友善,太随意,太翻身或穿得太差?

记住坚持你所知道的第一手:如果你开始根据别人的观点提供反馈,你很快就会发现自己处于摇摇欲坠的地步。

贴士:

尽量不要夸大其词。避免使用“永不”,“全部”和“永远”这样的词,因为这个人会主动防御。总是讨论行为的直接影响,不要针对个人进行责难。

私下批评

虽然公众的认可,但公众监督不是。

建立一个安全的地方谈话你不会被打扰或偷听的地方。

使用“我”语句

从你的角度给出反馈。这样你可以避免给人贴标签。

说“我在老板面前批评我的报告时,我很生气和受伤”,而不是“你昨天不敏感”。

聚焦

反馈会议应讨论不超过两个问题。除此之外,你冒着被攻击和士气低落的风险。

你还应该坚持这个人实际上可以改变或影响的行为。

谈论积极

一个好的规则是从一些积极的事情开始。这有助于让人放心。这也让他们“看到”成功的样子,这有助于他们下一步采取正确的步骤。

只要不是强迫,也可以在反馈会议结束时给予积极的反馈。否则,人们会感到沮丧,毫无价值。

贴士:

许多人可能倾向于过度这一点,他们最终夹心太多积极之间的建设性的反馈。然后外带的信息就变成了“我真的做得很好”,而不是“我很善于和顾客沟通,但是我需要把我的同事们的人际交往能力提高到同一水平”。

提供具体建议

确保你们都知道需要做些什么来改善这种情况。主要的信息应该是你的关心,并希望帮助这个人的成长和发展。设定目标并制定计划来监督和评估进展。

贴士:

你可能不同意所有的事情,所以最好让他提出自己的观点。使用短语,如“你对此有什么反应?”或者“这是发生了什么事情的公平代表?”积极倾听他或她要说的话,并试着让他或她提出一些改进建议。这样他们就有机会拥有解决方案,并且更有可能遵循这个解决方案。为了避免听起来像你在讲道,远离“好”,“坏”,“必须”,“需要”等词语。

跟进

反馈的全部目的是提高绩效。您需要测量是否发生这种情况,然后随时进行调整。一定要记录你的谈话,讨论什么是工作,什么需要修改。

贴士:

积极征求老板,同事和客户的意见也很重要。

要点

反馈是一条双向的街道。你需要知道如何有效地给予它,同时如何建设性地接受它。

当你有意识地选择定期给予和接受反馈时,你会证明反馈是个人发展的强大手段。正确地做,反馈不需要痛苦,士气低落,或者艰巨,越多的练习你将会变得越好。它可能永远不是你最喜欢的与员工,同事或老板交流的方式,但它确实有可能使你的工作场所成为一个更有效率和更和谐的地方。

接受反馈

过去的领导是一个知道如何说的人。未来的领导者将是知道如何问的人。
-Peter Drucker

反馈的好处

为了提高您的技能和专业成长,重要的是要获得您所做工作的反馈意见。毕竟,你不能修理任何东西当你不知道的东西坏了!反过来,你的改善可能会导致晋升或其他机会。这也会提高你的自信心,并向你的老板表明你真的关心你的工作。

另一方面,没有得到任何反馈可以使你认为你的贡献没有被重视或注意到。这可以让你质疑你正在做的工作和你的整体能力的重要性。这也会损害你的士气和自信心。

这就是为什么你主动要求反馈,尤其是如果你需要的人没有定期提供这些信息,这一点很重要。 (例如,一些管理者可能只会在年度绩效评估中提供详细的反馈。)

另外一个好处是,当你要求反馈的时候,你要按照你的条件来做。你在精神上已经准备好听到好的和坏的东西,而且你愿意努力改善。

克服“反馈恐惧”

询问反馈可能有点吓人 - 毕竟,你要接受自己可能受到的批评。起初这可能很困难。

你可以通过调整你的思维来克服这种恐惧。请记住,没有人是完美的 - 我们所有人都犯错误,每个人都有改善的余地。在这方面,你和团队中的其他人一样。

但是,需要勇气承认自己不够完美,并且积极接受建设性意见。因此,如果您要求反馈,那么您已经把自己放在了同事和竞争对手之上。

向谁要求反馈

要求反馈的最明显的人是你的老板。但是,他/她不是唯一能给你有用的反馈的人。

你的同事可能会对你的表现有一些很好的见解。他们可能会注意到你和你的老板可能忽视的有关你的工作的事情。 (您也可以提供给他们的反馈。)

您也可以要求您的客户提供反馈。这表明他们关心你的关系和你为他们所做的工作。这也让你有机会在他们失去信心之前解决任何问题,并把他们的业务带到别处。

此外,您可以要求供应商提供反馈 - 任何改善您工作关系的见解都是有价值的。

注意:

其他人可能很难给你反馈,特别是如果是建设性的批评。他们很可能想帮忙,但他们可能也不想伤害你的感情!所以尽你所能让他们放心,这样他们可以诚实地对待你。

如何要求反馈

现在我们来看看如何有效地要求反馈:

1.考虑时机

首先,考虑为什么你需要反馈意见,以便你可以适时地处理你的请求。例如,您是否希望获得关于您的总体业绩或特定项目,任务或事件的反馈?

如果你需要一般性能的反馈,那么你可以在任何合理的时间要求。但是,如果您需要关于某个特定事项的反馈,例如您刚才提交的会议或刚刚提交的报告,那么在事件发生后立即要求提供最有帮助的信息。这种直接性将确保您获得最准确的性能表现。

2.具体

每当你要求反馈,尽可能具体。

一般问题,如“我好吗?很可能会收到一般的答案。通过询问具体的问题,你会得到更好的反馈,比如“我的周报是否像你想要的那样彻底?”

您也可以要求采取具体行动。例如,你可以问:“你认为我能做些什么改进?”

如果你不确定对方为什么给你一个特定类型的反馈,或者如果你觉得那个人可能跳到了错误的结论,那么就问更多的问题。在个人给予的时候澄清任何反馈是很重要的。如果你不这样做,你稍后就可以熬过去,也许你自己就可以跳出一些不正确的结论。

3.优雅面对

如果你收到负面的反馈,很容易为你的行为提供一个借口,或者指责别人。

因此,学会如何处理好批评是很重要的。请记住,你要求这个机会来改善!在你的回答中保持开放和外交的态度,并感谢对方的时间和精力。

不要将反馈意见变成针对个人性的攻击,在面对建设性的批评中学习如何保持你的信心和乐观。

4.认真的听取

当你收到反馈意见时,你可能会立即开始考虑借口来解释你的行为,或者你可能开始计划当对方说完话后你要说什么。

因此,在收到反馈意见时,要努力倾听对方的细节。使用主动聆听,这样就可以全面衡量这个人在说些什么。

如何有效地使用反馈

反馈只有在你采取下一步,实际上做了一些事情的时候才有用。

在对此采取行动之前,请探索收到的反馈意见。这将帮助你理解为什么你的行为需要改变。

一旦你更好地理解了反馈,拿出一个使用它的计划。问问自己如何改进,并写出你需要采取的步骤。

这可以成为一个重要的个人目标。例如,假设你的老板在最后一次演讲结束时给了你一些有用的反馈,她说你需要按照你的表达方式,尤其是你的神经。你可以做到这一点,并承诺花一些时间,以便提高你的演讲技巧。

反馈不公平时

您收到的一些反馈将是有用的,并会激励您更好地执行。然而,有些可能是相反的 - 不可用或者不正当或者不公平。

不公平的反馈往往是苛刻的,个人化的,广义的,而且可能更多的是个人的攻击,而不是真诚的渴望帮助你改进。

注意:

如果您担任管理角色,请确保您为团队提供需要改进的反馈。要学习如何提供有效的反馈,帮助团队成员成长。

关键点

如果你想在个人和专业上成长,反馈可以是非常有用的。意识到你经常需要询问反馈是很重要的。

当你要求反馈时要具体说明你想知道的内容。提出问题来澄清你不确定的任何事情,并在收到反馈时保持优雅。请记住,提供反馈信息通常与听到信息一样困难。考虑到这一点,确保你说“谢谢”!

收到反馈意见后,花点时间了解他人的意见,然后提出改善计划。您通过反馈收到的信息可以变成您可以用来改善职业生涯的目标。


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